문서관리 규정

문서관리 규정 3-1-33-

3-1-33- 일반행정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 계명대학교(이하 “우리 대학교”라 한다)에서 취급하는 문서의 관리(이하 “문서관리”라 한다)에 필요한 사항을 규정함으로써 문서의 간소화․표준화․정보화를 기하여 능률적인 행정의 구현을 목적으로 한다.

제2조(적용 범위) 우리 대학교 내 전 부서에 적용하며 문서관리에 관한 법령 또는 다른 규정에 특별히 정하여진 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(사무처리의 전자문서화 원칙) 공적인 업무처리는 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 필요한 경우 종이문서로 이를 대체할 수 있으며, 시급한 사항과 경미한 사항은 구두, 전자우편, 전화, 팩스, 녹음, 비디오녹화 등을 이용하여 사무 처리할 수 있다.

제4조(정의) 이 규정에 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서: 우리 대학교가 대내 또는 대외적으로 업무수행과 관련하여 작성 또는 시행한 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수 매체기록을 포함한다)와 우리 대학교가 접수한 모든 문서

2. 문서관리부서: 우리 대학교 내의 문서의 생산・접수・등록・분류・편철・정리・배부・수발업무지원 등 현용 단계의 문서에 관한 사무를 주관하는 부서(총무팀)

3. 문서보존부서: 우리 대학교 내 문서의 이관・보존・평가・폐기・이용 등 비현용 단계의 문서 보존과 관리에 관한 사무를 주관하는 부서(총무팀)

4. 처리부서: 문서의 수발과 사무 처리를 주관하는 부서

5. 전자문서: 컴퓨터 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송․수신 또는 저장된 문서

6. 전자이미지 서명: 기안자, 검토자, 협조자, 전결권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명 또는 인장을 표시하는 것

7. 전자이미지 관인: 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인

8. 전자문서시스템: 문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․보관․보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템

제5조(문서의 종류)  문서의 종류는 다음과 같이 분류한다.

1. 법규문서: 법령, 정관, 학칙 및 우리 대학교의 제규정 등에 관한 문서

2. 지시문서: 지시, 일일명령 등 교내 각 부서의 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위하여 작성된 문서

3. 공고문서: 공시, 공고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 또는 이해관계인에게 알리기 위한 문서

4. 학적관계문서: 졸업생, 재학생 및 재적생의 학적․성적 등에 관련된 사항을 기록한 문서

5. 연구문서: 우리 대학교에서 행하는 각종 조사, 연구 및 분석의 보고 내지 발표에 관한 문서

6. 비밀문서: 업무상 보안을 요하는 사항을 담은 문서

7. 대외협력교류문서: 우리 대학교와 국내외 각 기관과의 협력 및 교류에 관한 문서

8. 일반문서: 제1항부터 제6항에 속하지 아니하는 문서

제6조(문서의 성립과 효력발생) ① 문서는 해당 문서에 대한 서명(전자이미지 서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.

제2장 문서의 일반사항

제7조(문서의 전자적 처리) ① 우리 대학교의 문서는 전자문서를 기본으로 하여 작성․처리․유통․보존 및 활용되어야 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

② 문서를 전자적인 형태로 처리한 경우에는 전자문서시스템 내에 보관 또는 보존 중인 전자문서를 원본으로 본다.

제8조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 표준어를 사용하여 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다. 다만, 법규문서, 계약서 등에는 필요에 따라 한자 또는 외국어를 사용할 수 있다.

② 문서와 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금123,450원(금일십이만삼천사백오십원)

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm로 한다.

제9조(용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

② 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성, 내용 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제10조(첨부물 표시) 문서에 서식․금전․유가증권․참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제14조(항목의 구분)의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.

제3장 문서의 작성

제11조(문서의 구성) 기안문과 시행문은 다음과 같이 두문․본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 교내에서만 사용되는 문서는 필요에 따라 두문과 결문의 내용을 다르게 구성할 수 있다.

1. 두문은 기관명과 수신자로 한다.

2. 본문은 제목․내용 및 붙임으로 한다.

3. 결문은 발신명의, 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위 또는 직급 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 우리 대학교 또는 기안자 소속기관이나 부서의 우편번호․주소․홈페이지주소․전화번호․모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

제12조(수신자 표시) ① 두문의 수신자란에는 수신자명을 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 그 직위가 분명하지 않은 경우에는 “OO업무 담당팀(실)장” 등으로 표시한다.

② 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 난이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.

제13조(제목과 내용) 문서의 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다.

제14조(항목의 구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □,○, -, ․ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4.,…

2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라.,…

3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4),…

4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라),…

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4),…

6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라),…

7. 일곱째 항목의 구분은 ①,②,③,④,…

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮,㉯,㉰,㉱,…

9. 제2호․제4호․제6호 및 제8호의 경우에 하.,하),(하),㉻이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <거>, 너., 너), (너), <너>…

제15조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 1자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 1자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 1자(2타)를 띄운 후 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 "이하빈칸"표시를 하여야 한다.

제16조(문서의 수정) ① 종이문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 하며, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

② 전자문서의 일부분을 삭제하거나 수정하여야 할 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자․검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제17조(문서의 간인) ① 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서, 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서, 허가, 인가, 등록 등에 관계되는 문서 등에는 직인으로 간인하여야 한다.

② 전자문서의 간인은 면 표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.

제18조(발신명의 등) ① 외부시행문의 기관명과 발신명의는 “계명대학교”와 “계명대학교 총장”으로 한다. 다만, 우리 대학교 내 부서 상호간에 발신하는 내부시행문은 기안한 자의 소속 부서명과 부서장으로 한다.

② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제4장 문서의 기안과 결재

제19조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 종이문서로 기안할 수 있다.

② 문서의 기안은 별지 제4호부터 제7호까지 서식의 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③ 별지 제4호부터 제7호까지 서식은 다음과 같은 문서를 기안할 때 사용하며, 별지 제5호부터 제7호까지의 서식은 시행문을 겸한다.

1. 별지 제4호 서식: 내부결재문

2. 별지 제5호 서식: 내부시행문

3. 별지 제6호 서식: 외부시행문

4. 별지 제7호 서식: 협조문

제20조(발의자와 보고자 표시) 기안문에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 기안문의 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ☉표시를 한다. 다만, 다음과 같은 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제 증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 일상적․반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

4. 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.

제21조(검토와 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

② 기안문 내용이 다른 기관 또는 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관 또는 부서의 협조를 받아야 한다.

③ 제5조 제7호의 문서 중 외국어로 작성되는 문서는 결재권자의 결재를 받기 전에 관련부서의 감수를 받아야 한다.

④ 제1항과 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 해당 문서 본문의 마지막 또는 별지에 그 의견 내용과 함께 의견을 표시한 자의 소속, 직위(직급) 및 성명을 표시하여야 한다.

제22조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 사무의 내용에 따라 부서장 또는 해당 업무담당 교직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 별도로 정한다.

③ 결재권자가 휴가․출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요하다고 판단되는 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

④ 제2항의 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 전결하는 자의 상급자 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다. 다만, 부서장이 전결하는 내부시행문의 경우에는 전결하는 자의 서명란에 “전결" 표시를 하지 아니한다.

⑤ 제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 자의 상급자 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결" 표시를 하고 서명하여야 하며, 총장의 결재사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.

제5장 문서의 발송과 접수

제23조(직인날인과 서명) ① 총장 또는 각 부서장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 총장 또는 각 부서장이 서명(전자문자서명과 전자이미지서명을 제외한다)을 한다. 다만, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

② 직인은 그 직위명 또는 성명의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍어야 하며, 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

③ 우리 대학교에서 사용되는 각종 직인은 문서관리부서에 반드시 등재하여야 하며, 총장과 각 부서장의 직인 관리를 담당하는 부서는 직인과 계인 날인 기록부를 비치하고 사용내역을 기록․보존하여야 한다.

제24조(문서의 발송) ① 문서는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다. 다만, 전자이미지직인을 찍어 전자문서시스템을 통해 대외 기관에 발송하여야 하는 문서는 문서관리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 발송하여야 한다.

② 문서는 전자문서시스템을 이용하여 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전화 등의 방법으로 발송할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 전자문서 중 전자문서시스템을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

④ 전자문서는 필요에 따라 우리 대학교의 홈페이지 또는 교직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 발송할 수 있다.

제25조(문서의 접수) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서관리부서에서 직접 받은 문서는 별지 제2호 서식의 기록물배부대장에 기록한 후 지체 없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

② 접수된 문서에는 우리 대학교 전자문서시스템에 의해 생성되는 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

③ 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 해당 문서에 대한 공람을 거쳐 업무 처리를 한다.

④ 문서관리부서는 받은 문서가 2이상의 처리부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 처리부서에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.

⑤ 당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작 후 지체 없이 이를 문서관리부서에 인계하여야 한다.

⑥ 우리 대학교의 홈페이지 또는 교직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 우리 대학교 외의 기관 또는 자로부터 문서를 받아 접수할 수 있다.

제26조(문서의 반송과 재배부 등) ① 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호․시행일자․제목과 반송사유를 명시하여 반송할 수 있다.

② 처리부서는 문서부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계 받은 때에는 지체 없이 문서관리부서에 반송하여야 하며, 문서관리부서는 해당 문서를 즉시 재배부 하되, 문서관리부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.

③ 처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체 없이 문서관리부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.

제6장 문서의 보존과 폐기

제27조(문서의 등록) ① 문서를 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 별지 제1호 서식의 기록물등록대장에 해당 문서를 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여한 후 해당 생산등록번호 또는 접수등록번호를 문서에 표기하여야 한다.

② 생산등록번호와 접수등록번호는 처리부서명과 학년도별 일련번호로 구성한다. 다만, 처리부서명이 8자를 초과하는 경우에는 약칭을 사용할 수 있다.

③ 생산등록번호는 결재권자의 결재가 끝난 후 부여하며, 접수등록번호는 접수와 동시에 부여한다.

④ 기록물등록대장은 전산으로 관리하되, 처리부서에서 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리하여야 한다.

제28조(문서의 분류) 문서는 처리부서별․기능별․단위업무별․보존기간별로 분류하여 기록물등록대장에 기록하여야 한다.

제29조(편철과 관리) ① 처리부서는 업무별로 기록물철을 만들어 문서를 발생순서에 따라 편철하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 각 단위업무의 담당자가 기록물철을 신규로 작성한 때에는 별지 제3호 서식의 기록물철등록부에 이를 등록하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 문서를 문서 종류별 관리에 적합한 보존매체를 사용하여 안전하게 관리하여야 한다.

제30조(문서의 분류와 편철시기) 제28조 및 제31조의 규정에 의한 문서의 분류와 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

제31조(일반문서류 등의 편철과 관리) 일반문서류․카드류․도면류․사진류․필름류 등의 편철과 관리는 정부의 「공공기록물 관리에 관한 법률․시행령․시행규칙」을 준용한다.

제32조(보존기간) ① 문서의 보존기간은 다음 4종으로 구분한다.

1. 영구보존문서

가. 대학 내 제 규정 관련 문서

나. 제 규정(학칙 포함) 제정과 변경 인가 관련 문서

다. 학적부, 학위수여대장 및 명예학위 관계문서

라. 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획의 도면과 심사분석보고서

마. 회계장부, 급여대장 및 예․결산서

바. 주요 위원회 회의록

사. 원본을 마이크로필름 등으로 촬영한 후 원본과 필름을 모두 영구히 보존할 문서

아. 기타 교사 자료로서 역사적 가치가 있어 영구히 보존할 필요가 있는 문서

2. 10년 보존문서

가. 회계 또는 예ㆍ결산에 관한 중요 문서

나. 예산안과 추경예산안 편성 관련 문서

다. 각종 감사관계 문서 (감사계획 수립과 감사 업무 지원)

라. 특별한 행사와 관련된 중요 자료

마. 재산권, 채권 등 권리의무에 관한 사항 중 10년간 보존할 필요가 있는 문서

바. 서식, 업무편람 발간, 기록물 생산현황 파악 및 보고 관련 문서

사. 기타 학사 및 행정업무의 참고, 사실의 증명 등을 위하여 5년 이상 10년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

3. 5년 보존 문서

가. 예산과 결산에 관한 회계 관계 증빙문서

나. 교직원의 교육훈련 관련 문서

다. 각종 증명발급 관계 문서

라. 주요 업무계획과 관계자료

마. 기타 학사 및 행정업무의 참고, 사실의 증명 등을 위하여 1년 이상 5년 이하의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 1년 보존 문서

가. 부서 내 단기적, 일상적 업무관련 문서

나. 부서 간 단순 자료 요구, 통보, 조회에 관한 문서

다. 교내,외 행정기관 등의 요구에 의해 업무부서 현황, 수행, 내용 등을 취합하여 단순히 보고 또는 제출한 문서

라. 기타 1년 동안 보존할 필요가 있는 문서

② 문서의 보존기간은 제1항에서 정한 보존기간을 기준으로 처리부서의 장이 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 특별히 보존할 필요가 있다고 인정되는 문서에 대하여는 문서관리부서의 장이 보존기간을 직접 정할 수 있다.

③ 보존기간의 기산일은 해당 문서의 처리가 완결된 날이 속하는 학년도의 다음 학년도 3월 1일로 한다.

제33조(영구보존문서의 보존방법) ① 영구보존문서는 적합한 종류와 규격의 보존매체에 수록한 사본을 원본과 함께 보존하여야 한다. 다만, 열람빈도가 높지 아니할 것으로 예상되고 어느 정도의 기간이 경과한 후에 보존방법을 결정하는 것이 타당하다고 인정되는 기록물은 문서관리부서의 장의 승인을 얻어 원본만 보존할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 영구보존문서의 사본을 제작하여야 하는 처리부서의 장은 해당 문서의 처리가 완결된 날이 속하는 학년도의 다음 학년도 8월 31일 이전에 사본을 제작하여 이를 문서관리부서에 전달하여야 한다.

제34조(보관․보존장소) ① 전자문서는 정보전산부에서 지정하는 컴퓨터에 보관․보존하고, 비 전자문서는 처리부서에서 보관․보존한다.

② 영구보존문서의 원본은 처리부서에서 보관․보존한다.

제35조(폐기) 보존기간이 끝난 문서는 처리부서의 장이 총장의 승인을 얻어 기록물철 단위로 폐기한다.

부칙

(시행일) 이 규정은 2010년 12월 6일부터 시행한다.

[별지 제1호 서식]

○ 기록물등록대장

순번	문서철	제목	등록일	등록 번호	첨부 번호	분류 번호	등록 구분	결재 권자	기안자	기안부서	수신자 (발신자)	첨부	반려

[별지 제2호 서식]

○ 기록물배부대장

배부번호	등록번호	제목	배부일자	배부부서	처리부서	인수자

[별지 제3호 서식]

○ 기록물철등록부

순번	분류번호	제목	기록물 형태	종료 연도	비치	보존 기간	보존 방법	보존 장소	등록일	이관 여부	연기 신청

[별지 제4호 서식] 일반기안문(내부결재용)

“진리와 정의와 사랑의 나라를 위하여”
	〇〇〇
수신자	내부결재
(경유)
제목
담당자
협조자
시행	○○팀-	(		)	접수		(		)
전화	( ) -	전송	( ) -	/	@gw.kmu.ac.kr	/

[별지 제5호 서식] 일반기안문(내부시행문)

“진리와 정의와 사랑의 나라를 위하여”
			〇〇〇
수신자
(경유)
제목

〇〇〇장

담당자

협조자

시행

○○팀-

(

)

접수

(

)

전화

(   )   -

전송

(   )   -

/

@gw.kmu.ac.kr

/

[별지 제6호 서식] 일반기안문(외부시행문)

“진리와 정의와 사랑의 나라를 위하여”

계명대학교

수신자

(경유)

제목

계명대학교총장

담당자

협조자

시행

○○팀-

(

)

접수

(

)

우

704-701

대구시 달서구 달구벌대로 1095

/

www.kmu.ac.kr

전화

(   )   -

전송

(   )   -

/

@gw.kmu.ac.kr

/

[별지 제7호 서식] 협조문

“진리와 정의와 사랑의 나라를 위하여”
		협조문
수신자
(경유)
제목
담당자
협조자
시행	○○팀-	(		)	접수		(		)
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