직인관리 규정

직인관리 규정 3-1-22-

3-1-22- 일반행정

제1조(목적) 이 규정은 계명대학교 직제규정에 의하여 설치되어 운영하고 있는 모든 부서에서 사용하는 직인의 종류, 규격, 등록, 관수 및 폐기 등 관리에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(종류) 직인은 총장 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 본부 처․실장, 각 대학원, 단과대학, 부속․부설기관 등의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인으로 구분된다.

제3조(특수직인) ① 유가증권, 각종 증명서 발급용, 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 직인은 총장의 승인을 얻어 별도로 관리할 수 있다.

② 전자문서에 사용하기 위하여 전자직인을 가질 수 있으며, 전자직인의 인영규격 및 글씨체는 일반직인의 규격 및 글씨체와 같아야 한다.

제4조(직인의 규격) 직인은 정사각형으로 하되, 그 한변의 길이는 “별표 1”과 같다. 다만 제3조제1항의 규정에 의한 특수 직인은 그러하지 아니하다.

제5조(직인의 재료) 직인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질로 하여야 한다.

제6조(직인의 내용) ① 직인은 전서체로 하여 가로로 새기되, 그 부서장의 명칭에 ‘인’ 또는 ‘의인’자를 붙인다.(개정 2015. 6. 1.)

② 제3조의 규정에 의한 특수업무용 직인은 그 직인의 하단부에 폭 5밀리미터(mm)의 여백을 두어 선을 긋고 그 여백에 해당 특수업무 용도를 나타낼 수 있는 문구를 새긴다.(개정 2015. 3. 1.)

제7조(직인의 사용) 직인은 그 직의 서리 및 직무대리도 이를 사용할 수 있다.

제8조(찍는 위치) 직인은 그 부서 또는 직위의 명칭 끝자가 직인의 가운데에 오도록 찍는다. 단, 민원서류를 발급하는 직인의 경우에는 발급부서장명칭의 끝자 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.

제9조(교부, 등록 및 관수) ① 직인을 교부받고자 하는 부서는 "별지 제1호 서식“에 의하여 총무팀에 교부신청을 하여야 한다.

② 총무팀은 제1항과 제10조제1항의 규정에 의하여 직인을 교부 또는 재교부 하나 제10조제2항의 규정에 의하여 직인의 폐기신고를 받은 때에는 “별지 제2호 서식”의 직인대장에 그 사실을 기재하고 그 직인을 등록하여 보존하여야 한다.(개정 2010. 6. 24.)

③ 직인 관수 책임자는 “별표 2”와 같다.(개정 2015. 6. 1.)

제10조(재교부 신청과 폐기신고) ① 직인 관리부서는 직인이 분실 또는 마멸되었거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 제9조의 규정에 의하여 총무팀에 재교부를 신청할 수 있다.

② 총무팀은 제1항 또는 그 외의 사유로 종전의 직인을 폐기하고자 하는 때에는 직인 폐기신고를 받아 폐기조치를 한 후 소각 또는 이관(행소박물관, 동산도서관)하여야 한다.(개정 2010. 6. 24.)

③ 제1항과 제2항의 규정에 의한 직인의 재교부 신청과 폐기신고는 “별지 제1호”와 “제2호”의 서식에 의한다.(개정 2010. 6. 24.)

제11조(전자직인의 등록과 관리) ① 전자직인을 사용하고자 하는 부서는 “별지 제1호 서식”에 전자직인 등록여부를 기재하여 총무팀에 신청(재등록 포함)하여야 한다.(개정 2010. 6. 24, 2015. 6. 1.)

② 총무팀장은 전자직인을 위조 또는 부정하게 사용하지 못하도록 컴퓨터파일과 대장으로 관리하여야 하며, 컴퓨터파일이 유출되지 않도록 하여야 한다.(개정 2010. 6. 24, 2015. 6. 1.)

제12조(직인의 인쇄사용) ① 사무처리를 주관하는 부서의 장이 직인을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 부서장의 승인을 얻기 전에 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 직인의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에는 “별지 제4호 서식”의 직인 인쇄용지 관리대장을 비치하고 그 사용내역을 기록․유지하여야 한다.

③ 총장직인을 인쇄하여 사용하고자 하는 부서는 직인 사용에 대한 결재를 받은 후 총무팀에 “별지 제3호 서식”을 제출하여 승인을 얻어야 한다. 다만 각종 증명서와 같이 상시적으로 인쇄하여 사용하는 경우는 예외로 할 수 있다.(신설 2015. 6. 1.)

④ 총장직인을 인쇄하여 사용할 경우 총무팀 직인사용대장에 등록한 후 인쇄하여야 하며, 인쇄하여 사용하는 부서에서는 총장직인이 인쇄된 용지가 위조되거나 부정사용 또는 초과 발급되지 않도록 관리하여야 한다.(신설 2015. 6. 1.)

부칙

1. 이 규정은 1998년 5월 25일부터 시행한다.

(사용중인 직인에 대한 경과조치) 이 규정 시행당시 종전에 교부 등록되어 사용중인 직인은 이 규정에 의하여 교부․등록된 것으로 본다. 다  만 이 규정에 의하여 직인의 규격이 변경되는 경우에는 그 직인의 사용 부서는 현재 사용하고 있는 직인을 1998년  월  일 까지 총무팀에 폐기 신고하고 변경된 직인을 총무인사팀으로부터 재교부 받아야 한다.

2. 이 개정규정은 2010년 6월 24일부터 시행한다.

3. 이 개정규정은 2015년 6월  1일부터 시행한다.

[별표 1]

직 인 규 격 (제4조 관련)

(단위 : 센티미터)

직 인 의 구 분	한 변 의 길 이
총 장	3.0
본부 각 처.실장, 각 대학원장, 각 단과대학장, 도서관장, 의료원장, 기타 이에 준하는 직인	2.7
부속 및 부설기관장, 기타 이에 준하는 직인	2.4

[별표 2]

직 인 관 수 책 임 자(제9조 관련)

직 인 종 류	관 리 책 임 자
총장	총무팀장
본부 처․실장	선임부서팀장
각 대학원장 및 단과대학장	행정팀장
부속․부설 기관장	팀장 또는 주무자
각종 위원회 위원장	간사
기타	직인사용부서 팀장 또는 주무자

[별지 제1호 서식] (제9조, 제11조 관련)(개정 2015. 6. 1.)

직  인  교  부  ․  폐  기  신  청  서

부 서 명
담 당 자		전화번호	내선번호:
구 분	□ 직인교부 신청	□ 신규직인교부 신청 □ 직인재교부 신청 □ 전자직인등록 신청
	□ 직인폐기신고

직 인 명
종 류	□ 직 인 □ 특수직인
직 인 관 리 부 서
직 인 사 용 기 간 (한시적 사업기구에 한하여 작성)	년 월 일부터 ～ 년 월 일 까지
교부․재교부․폐기 사 유
전자직인 등록여부 (신규 제작 직인의 경우)	□ 등 록 □ 미등록
비 고

※ 직인 교부의 경우, 직제 폐지 등 용도가 종료되는 시점에 폐기 신청하여야 함

[별지 제2호 서식] (제9조 관련)

직    인     대    장 (제9조 관련)

직 인 명
종 류		□ 직 인 □ 특수직인		관리부서
교 부 ․ 재 교 부 직 인	( 인 영 )		등 록 일	년 월 일
			새 긴 날	년 월 일
			새 긴 사 람	주 소 : 성 명 : 주민등록번호 :
			최초 사용일	년 월 일
			재 료
			교 부 사 유
			비 고
폐기직인	( 인 영 )		등 록 일	년 월 일
			폐기 (분실일)	년 월 일
			폐 기 사 유	□ 마 멸 □ 분 실 □ 기 타( )
			폐 기 방 법	□ 소 각 □ 이 관 □ 기 타( )
			폐 기 자	소 속 : 직 급 : 성 명 :
			비 고
※ 비고란은 관련문서의 문서번호 및 시행일자 등 참고사항을 기록한다.

[별지 제3호 서식] (제12조 관련)(개정 2015. 6. 1.)

총  장  직  인  인  쇄  사  용  신  청  서

부 서 명
담 당 자		전화번호

직 인 명
종 류	□ 직 인 □ 특수직인
직 인 사 용 부 서
총장직인 인쇄 사용 사유	◎ 사용 목적 □ 각종 증명서, 상장 발급 □ 업무용 인쇄 □ 기타(상세히 작성): ◎ 사용처: ◎ 사용매수: ◎ 관련공문:
비 고

[별지 제4호 서식]

직인인쇄용지관리대장

인쇄문서명
직 인 명		인쇄직인규격

일 자	인쇄량 (매)	사용량 (매)	사 용 내 역	잔여량 (매)	확 인 (서명)